IGSN Statutes (German Language Version)

Satzung der IGSN Organization e.V.

Fassung vom 17.01.2024

Die englische Fassung der Satzung dient nur der Information und ist rechtlich nicht bindend.

The English version of the statutes is only for information and legally not binding.


§ 1 Name, eingetragener Sitz, Geschäftsjahr

(2)   Der Verein hat seinen eingetragenen Sitz in Potsdam.

(3)   Das Geschäftsjahr des Vereins entspricht dem Kalenderjahr.

§ 2 Zweck, Ziele, gemeinnütziger Status


a.  die Entwicklung, Weiterentwicklung und das Angebot von Methoden zur verlässlichen Lokalisierung, Identifizierung und Zitierung von Probenstücken;

b.  eine internationale Zusammenarbeit, um die Verfügbarkeit von Probenstücken zu gewährleisten;

c.  die Definition, Übernahme und Förderung von Standardmethoden zur verlässlichen Lokalisierung, Identifizierung und Zitierung von Probenstücken;

d.  die Förderung und Entwicklung eines Wissens- und Kompetenzaustausches über die Verfügbarkeit von Probenstücken und Richtlinien zum Umgang mit diesen;

e.  die Lenkung eines IGSN-Registrierungsdienstes und seines Regelwerks mit einer verteilten Infrastruktur, die der Wissenschaft frei zur Verfügung gestellt wird;


§ 3 Definitionen

(1)   Ein „IGSN Agent“ [~Vergabestelle] ist eine Einrichtung, die IGSN-Identifikatoren im Auftrag der IGSN-Organization registriert.

(2)   Der „Managing Agent“ [~geschäftsführende Einrichtung] wird mit dem Betrieb der IGSN-Geschäftsstelle und mit dem Tagesgeschäft der IGSN Organization betraut. Der Managing Agent wird durch die Mitgliederversammlung
bestimmt.

(3)   Der Manager [~Geschäftsführer] ist eine natürliche Person, die von dem Managing Agent empfohlen und deren Bestellung von dem Vorstand genehmigt wird. Der Manager ist der Sekretär des Vorstands. In dieser Funktion bereitet der Manager die Sitzungen des Vorstands und der Mitgliederversammlung vor, stellt den Businessplan und das Budget auf und setzt alle getroffenen Entscheidungen um. Der Manager steht der IGSN-Geschäftsstelle vor und leitet diese.

§ 4 Mitgliedschaft

(1)   Die Mitgliedschaft steht allen Organisationen offen, die IGSN-Identifikatoren registrieren, oder ein Interesse an den weiteren Zwecken haben, die unter § 2(2) genannt werden.

(2)   Ein Mitglied arbeitet zur Registrierung von IGSN-Identifikatoren aktiv mit Sammlungen, Probenlagern und Individuen zusammen.

(3)   Die Teilnahme der Mitglieder an der Mitgliederversammlung wird erwartet. Sollte ein Mitglied der Mitgliederversammlung dreimal nacheinander fernbleiben, dann führt dies zu seiner Streichung aus dem Mitgliederverzeichnis gemäß § 6(4).

§ 5 Mitgliedsantrag

(1)   Organisationen, die an einer Vereinsmitgliedschaft interessiert sind, müssen einen schriftlichen Antrag an den Vorstand stellen, der diesen Antrag dann zur gegebenen Zeit an die Mitgliederversammlung weiterleitet.

(2)   Die Mitgliederversammlung entscheidet über den Mitgliedsantrag.

§ 6 Beendigung der Mitgliedschaft

(1)   Die Mitgliedschaft endet durch Ausschluss, Streichung aus dem Mitgliederverzeichnis oder Austritt aus dem Verein.

(2)   Der Austritt muss durch schriftliche Mitteilung an den Vorstand erfolgen. Die Austrittserklärung kann nur mit Wirkung zum Ende eines Geschäftsjahres erfolgen, wobei eine Frist von zwei Monaten einzuhalten ist.

(3)   Ein Mitglied kann durch Beschluss des Vorstands aus dem Mitgliederverzeichnis gestrichen werden, wenn es trotz zweier förmlicher schriftlicher Mahnungen mit seinen Mitgliedsbeiträgen im Rückstand ist. Der Beschluss zu seiner Streichung kann erst nach Ablauf einer Frist von zwei Monaten nach der zweiten formalen Mahnung verabschiedet werden, unter der Voraussetzung, dass dem Mitglied in dieser Mahnung mit seiner Streichung aus dem Mitgliedsverzeichnis gedroht wurde. Der Vorstand informiert das Mitglied über die Entscheidung, es aus dem Mitgliederverzeichnis zu streichen.

(4)   Ein Mitglied ist durch Beschluss des Vorstands aus dem Mitgliederverzeichnis zu streichen, wenn es nicht mehr die Mitgliedschaftskriterien gemäß § 4 erfüllt.

(5)   Ein Mitglied kann durch Beschluss des Vorstands aus dem Verein ausgeschlossen werden, wenn es die Interessen des Vereins fahrlässig und vorsätzlich schädigt. Vor der Verabschiedung dieses Beschlusses muss der Vorstand dem Mitglied die Möglichkeit geben, mündlich oder schriftlich Stellung zu den Vorwürfen zu nehmen. Die Gründe für den vom Vorstand verabschiedeten Beschluss sind schriftlich anzugeben und dem betreffenden Mitglied zuzuschicken. Das Mitglied kann bei der Mitgliederversammlung gegen den Beschluss Einspruch einlegen. Der Einspruch ist dem Vorstand innerhalb von einem Monat nach Erhalt des Beschlusses vorzulegen. Innerhalb eines Monats, nachdem in Übereinstimmung mit der geltenden Frist Einspruch erhoben wurde, beruft der Vorstand die Mitgliederversammlung ein, die dann endgültig über den Ausschluss des Mitglieds entscheidet.

(6)   Im Falle des Austritts, Ausschlusses oder der Streichung eine Mitglieds schlägt der Vorstand der Mitgliederversammlung einen IGSN Agent vor, der die Verantwortung für die Beziehung zu den jeweiligen Sammlungen und Probenlagern übernehmen könnte, um die Pflege der IGSN-Identifikatoren fortzusetzen, die von dem zurückgetretenen oder ausgeschlossenen Mitglied registriert wurden.

§ 7 Mitgliedsbeiträge

(1)   Den Mitgliedern wird ein jährlicher Mitgliedsbeitrag berechnet.

(2)   Betrag und Fälligkeitstermin der Jahres-mitgliedsbeiträge werden von der Mitgliederversammlung festgelegt.

(3)   Soweit das Budget des Vereins nicht durch die Mitgliedsbeiträge abgedeckt wird, wird es durch Umlagen auf die Mitglieder finanziert. Sämtliche über das genehmigte Budget hinausgehende Ausgaben sind von der Mitgliederversammlung zu genehmigen. Sollte dies zu einer zusätzlichen Belastung für die Mitglieder führen, so haben die Mitglieder die Wahl, am Ende des laufenden Geschäftsjahres aus dem Verein auszuscheiden.

§ 8 Assoziierte Mitglieder

      (entfällt)

§ 9 Organe des Vereins

        Die Organe des Vereins sind der Vorstand und die Mitgliederversammlung.

§ 10 Vorstand

(1)   Der Vorstand (der „Vorstand“ im Sinne von § 26 BGB) besteht aus dem Vorstandsvorsitzenden und zwei weiteren Vorstandsmitgliedern (von denen einer der stellvertretende Vorsitzende und der andere der Schatzmeister ist). Ein Mitglied der vorstehend genannten ist ein Vertreter des Managing Agent. Der Manager ist von Amts wegen stimmrechtsloses Mitglied des Vorstands und handelt als Sekretär des Vorstands und Leiter der IGSN-Geschäftsstelle.

(2)   Der Vorstand vertritt den Verein vor Gericht und außergerichtlich.

(3)   Der Verein wird von zwei Mitgliedern des Vorstands vertreten. Die Vertretungsbefugnisse des Vorstands sind dahingehend beschränkt, dass die Geschäfte nicht das von der Mitgliederversammlung genehmigte Budget für diese Periode überschreiten dürfen. Geschäfte mit einem Wert von mehr als EUR 10.000,00 erfordern die direkte Genehmigung der Mitgliederversammlung. Abweichend von der vorstehenden Bestimmung können Geschäfte mit einem Wert von bis zu EUR 1.000,00 von dem Manager allein abgeschlossen werden, wobei diese jedoch innerhalb des von der Mitgliederversammlung für diese Periode genehmigten Budgets liegen müssen.

§ 11 Aufgaben des Vorstands

(1)   Der Vorstand ist für sämtliche Angelegenheiten des Vereins verantwortlich, soweit diese nicht per Satzung einem anderen Vereinsorgan übertragen werden. Zu seinen Aufgaben zählen unter anderem:

a)  die Vorbereitung und Einberufung der Mitgliederversammlung sowie die Ausarbeitung der jeweiligen Tagesordnung;

b)  die Ernennung von Arbeitsgruppen;

c)  die Umsetzung der von der Mitgliederversammlung verabschiedeten Beschlüsse;

d)  die Aufstellung des Jahresbudgets unter Einhaltung der Verpflichtung, selbiges spätestens zwei Monate vor Ende des Geschäftsjahres der Mitgliederversammlung zur Entscheidung vorzulegen;

e)  Buchführung;

f)   Erstellung des Jahresberichts;

g)  jährliche Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Diese jährlichen Abrechnungen sind von zwei Kassenprüfern zu prüfen. Die Buchführungsunterlagen des Vereins sind in diese Prüfung mit einzubeziehen. Die Kassenprüfung soll verifizieren, ob die Mittel des Vereins nach Maßgabe der Satzung verwendet werden. Der Vorstand berichtet der Mitgliederversammlung über das Ergebnis der Prüfung.

(2)   Bei allen Angelegenheiten von besonderer Bedeutung erwirkt der Vorstand einen Beschluss der Mitgliederversammlung.

(3)   Zur Durchführung seiner Aufgaben kann der Vorstand ein Büro am eingetragenen Sitz des Managing Agent einrichten.

§ 12 Ernennung und Amtszeit des Vorstands

(1)   Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung aus der Mitte der Mitgliedsvertreter des Vereins für eine Dauer von zwei Jahren gerechnet ab dem Datum ihrer Ernennung ernannt. Die erste Amtszeit der weiteren Vorstandsmitglieder (einschließlich des stellvertretenden Vor-sitzenden) beträgt 1 Jahr, danach 2 Jahre. Allerdings bleibt der Vorstand solange im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt wurde. Jedes Vorstandsmitglied wird einzeln gewählt. Die Vorstandsmitgliedschaft ist persönlich, eine Stellvertretung ist nicht zulässig.

(2)   Die Vorstandsmitglieder werden aus der Mitte der von den Mitgliedsorganisationen entsandten natürlichen Personen gewählt. Sollte die betreffende Person die Organisation verlassen, dann scheidet sie automatisch auch aus dem Vorstand aus.

(3)   Sollte ein Mitglied des Vorstands vorzeitig zurücktreten, dann kann der Vorstand für die verbleibende Amtszeit des ausscheidenden Mitglieds einen Nachfolger ernennen. Diese Ernennung ist von der Mitgliederversammlung zu bestätigen.

§ 13 Treffen und Beschlüsse des Vorstands

(1)   Der Vorstand trifft seine Beschlüsse im Rahmen von Treffen, die von dem Vorsitzenden oder aber – ist dieser verhindert – von dem stellvertretenden Vorsitzenden einzuberufen sind. Die Tagesordnung muss nicht bekannt gegeben werden. Bei der Einberufung der Treffen ist eine Mitteilungsfrist von einem Monat einzuhalten.

(2)   Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens 3 seiner Mitglieder anwesend sind. Die Beschlussfassung erfolgt mit der Mehrheit aller gültigen abgegebenen Stimmen, wobei im Falle einer Stimmengleichheit der Vorstandsvorsitzende und bei dessen Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende die ausschlaggebende Stimme besitzt.

(3)   Der Vorstand kann Beschlüsse im Umlaufverfahren verabschieden, wenn alle Vorstandsmitglieder dem Gegenstand des zu verabschiedenden Beschlusses zustimmen.

(4)   Der Manager protokolliert die vom Vorstand verabschiedeten Beschlüsse, sofern nicht anderweitig vom Vorstandsvorsitzenden festgelegt. Dieses Protokoll gilt als genehmigt, wenn nicht innerhalb von vier Wochen nach seinem Versand schriftlich Widerspruch dagegen erhoben wird.

(5)   Die Teilnahme und Abstimmung bei einem Vorstandstreffen per Video-/Telefonkonferenz ist zulässig.

§ 14 Mitgliederversammlung

(1)   Jedes Mitglied im Sinne von § 4 oben besitzt eine Stimme in der Mitgliederversammlung. Assoziierte Mitglieder im Sinne von § 7 oben sind nicht stimmberechtigt.

(2)   Die Mitgliederversammlung ist für folgende Angelegenheiten verantwortlich:

a)  Genehmigung des Budgets, das von dem Vorstand für das folgende Geschäftsjahr aufgestellt wurde;

b)   Annahme des vom Vorstand zu erstellenden Jahresberichts; Entlastung des Vorstands für das vergangene Geschäftsjahr;

c)   Festlegung der Mitgliedsbeiträge;

d)  Ernennung und Abberufung der Vorstandsmitglieder;

e)  Ernennung und Abberufung der Kassenprüfer;

f)   Verabschiedung von Beschlüssen zur Änderung der Satzung und Auflösung des Vereins;

g)  Verabschiedung von Beschlüssen zur Entscheidung über die Aufnahme und den Ausschluss eines Mitglieds und dessen Streichung aus dem Mitgliederverzeichnis.

§ 15 Einberufung der Mitgliederversammlung

(1)   Eine ordentliche Mitgliederversammlung ist mindestens einmal jährlich abzuhalten, wobei die Teilnahme aller Mitglieder erwartet wird. Die Versammlung ist von dem Vorstandsvorsitzenden mindestens zwei Monate zuvor schriftlich und unter Angabe der Tagesordnung einzuberufen. Die Einberufungsfrist beginnt am Tag nach Versand der Einladung zur Mitgliederversammlung. Das Einladungsschreiben gilt als von einem Mitglied erhalten, wenn es an die Adresse versandt wird, die dem Verein von diesem Mitglied zuletzt schriftlich mitgeteilt wurde. Die Tagesordnung wird von dem Vorstandsvorsitzenden erstellt.

(2)   Alle Mitglieder können dem Vorstand Tagesordnungspunkte zur Behandlung bei der Versammlung vorlegen, indem sie ihren Vorschlag mindestens eine Woche vor dem Termin der Mitgliederversammlung schriftlich einreichen. Der Vorstandsvorsitzende informiert die Mitgliederversammlung zu Beginn der Versammlung über alle sich ergebenden Änderungen der Tagesordnung. Über Vorschläge zur Änderung der Tagesordnung, die bei der Mitgliederversammlung gemacht werden, entscheidet die Mitgliederversammlung.

§ 16 Außerordentliche Mitgliederversammlungen

       Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist von dem Vorstandsvorsitzenden einzuberufen, wann immer dies als im Interesse des Vereins erforderlich erachtet wird oder aber schriftlich von einem Viertel der Mitglieder gewünscht wird, unter Angabe des Zwecks und ihrer Gründe für diesen Wunsch.

§ 17 Beschlussfassung der Mitgliederversammlung

(1)   Der Vorstandsvorsitzende und bei dessen Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende oder der Schatzmeister leiten die Mitgliederversammlung. Sollte kein Vorstandsmitglied anwesend sein, so ernennt die Mitgliederversammlung ihren Versammlungsleiter. Bei Wahlen kann ein Wahlausschuss von der Mitgliederversammlung gewählt werden, der während der Stimmabgabe und der vorherigen Diskussion die Versammlung leitet.

(2)   Die Abstimmungsweise wird von dem Leiter der Mitgliederversammlung festgelegt. Die Abstimmung erfolgt durch schriftliche Wahl, wenn dies von einem Drittel der anwesenden Mitglieder gewünscht wird.

(3)   Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens 50% der zum Zeitpunkt ihrer Einberufung existierenden Stimmen anwesend sind. Eine Vertretung durch (andere) Mitglieder ist zulässig. Sollte kein Quorum erreicht werden, so ist der Vorstand verpflichtet, innerhalb von vier Wochen ein zweites Treffen der Mitglieder-versammlung mit derselben Tagesordnung einzuberufen. Diese vertagte Mitglieder-versammlung ist beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind. Darauf ist in der Ladung zu dieser Mitgliederversammlung hinzuweisen.

(4)   Die Mitgliederversammlung verabschiedet ihre Beschlüsse normalerweise mit der einfachen Mehrheit der gültigen abgegebenen Stimmen. Stimmenthaltungen werden als ungültige Stimmen gezählt. Allerdings bedürfen Änderungen der Vereinssatzung einer drei Viertel-Mehrheit der gültigen abgegebenen Stimmen und die Auflösung des Vereins einer Mehrheit von neun Zehnteln.

(5)   Bei der Wahl ist der Kandidat gewählt, der mehr als die Hälfte der gültigen abgegebenen Stimmen erhält. Erhält kein Kandidat mehr als die Hälfte der gültigen abgegebenen Stimmen, so ist zwischen den zwei Kandidaten, die die meisten Stimmen erhalten haben, eine Stichwahl durchzuführen. Gewählt ist der Kandidat, der in der Stichwahl die meisten Stimmen erhält. Bei Stimmengleichheit ist die Entscheidung durch Los zu fällen, welches von dem Versammlungsleiter gezogen wird.

(6)   Über alle von der Mitgliederversammlung verabschiedeten Beschlüsse ist ein Protokoll zu fertigen und von dem Manager sowie dem Vorstandsvorsitzenden des Vereins zu unterzeichnen. Dieses Protokoll gilt als genehmigt, sofern nicht innerhalb von vier Wochen nach seinem Versand schriftlich Widerspruch dagegen erhoben wird.

(7)   Die Teilnahme und Abstimmung bei einer Mitgliederversammlung per Video-/Telefonkonferenz ist zulässig.

§ 18 Geistiges Eigentum

       Jedes geistige Eigentum von IGSN und sämtliche Entwicklungen, die von einem Mitglied zu einer Entwicklung von IGSN beigetragen werden, sind quelloffen (Open Source) und durch eine Public Access Licence zur Verfügung zu stellen.

§ 19 Auflösung des Vereins

(1)   Ein Beschluss zur Auflösung des Vereins kann nur im Rahmen einer Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von 90% der gültigen abgegebenen Stimmen verabschiedet werden. (§ 17(4)).

(2)   Wird der Verein aufgelöst, so werden angemessene Maßnahmen in dem Bemühen ergriffen, die Auflösung der von IGSN registrierten IGSN-Namen zu erhalten.

(3)   Sofern nicht anderweitig durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung festgelegt, handeln der Vorstandsvorsitzende und der stellvertretende Vorsitzende als gemeinsam vertretungsberechtigte Liquidatoren (Gesamtvertretung).

(4)  Bei Auflösung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an die Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V., Bonn, die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.

(5)   Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend, wenn der Verein aus anderen Gründen aufgelöst wird oder seine Rechtsfähigkeit verliert.